Support commercial
Support commercial et administratif
AM-Backoffice tient la partie administrative de votre activité commerciale : base clients, devis, commandes, approvisionnements, coordination des fournisseurs et suivi des dossiers. La prospection, la négociation et la vente restent les vôtres — le suivi qui les rend possibles est pris en charge.
- Du devis au règlement, une seule chaîne suivie
- Échanges en français, en anglais si besoin
- Sur site à Genève ou à distance
Ce qui change
Une vente se perd rarement sur le prix, souvent sur le suivi
Un devis qui part trois jours trop tard, une commande dont personne ne sait où elle en est, un fournisseur relancé par deux personnes à la fois : ces frictions ne se voient pas dans les chiffres, elles se voient dans les délais.
- Les devis se rédigent le soir, et certains partent plusieurs jours après la demande.
- Le devis est préparé à partir de vos éléments et part sous un délai convenu, dans une mise en forme constante.
- Votre base clients vit dans un tableur, une boîte mail et la mémoire de deux personnes.
- Une base tenue à jour, avec les bonnes coordonnées de facturation et l'historique des échanges.
- Vous ne savez pas dire où en est une commande sans appeler le fournisseur.
- Un suivi des commandes et des approvisionnements, avec les échéances annoncées et les écarts signalés.
- Une réclamation client reste sans réponse parce qu'elle est arrivée un jour chargé.
- Chaque réclamation reçoit un accusé de réception, une enquête interne, puis une réponse écrite.
Prise en charge
Ce que couvre le support commercial et administratif : devis, commandes, suivi client
Toute la chaîne administrative qui entoure la vente, en amont comme en aval. Le périmètre se choisit famille par famille.
Base de données clients
- Gestion et mise à jour de la base clients
- Contrôle des coordonnées et des données de facturation
- Historique des échanges rattaché au dossier
Offres et devis
- Élaboration des offres commerciales et des devis à partir de vos éléments
- Mise en forme et harmonisation des documents commerciaux
- Suivi des offres en cours et relances de courtoisie
Commandes et approvisionnements
- Gestion administrative des commandes clients
- Suivi des achats et des approvisionnements
- Contrôle des confirmations, des délais et des écarts
Fournisseurs
- Coordination des fournisseurs et suivi des échanges
- Préparation des commandes fournisseurs, que vous validez
- Suivi administratif des litiges de livraison
Dossiers commerciaux
- Assistance administrative à la préparation des appels d'offres
- Constitution et suivi des dossiers commerciaux
- Traitement administratif des réclamations clients
Limites
Ce que le support commercial ne couvre pas : prospection, négociation, décisions de vente
C'est un support administratif de la fonction commerciale, pas une force de vente externalisée. La distinction est écrite dans la proposition, parce qu'elle change ce que vous êtes en droit d'attendre.
- Aucune prospection commerciale, aucun démarchage, aucune campagne de vente.
- Aucune négociation ni conclusion de vente. Les prix, les remises et les conditions restent vos décisions.
- Aucun engagement au nom de votre entreprise : les commandes fournisseurs sont préparées, vous les validez.
- Aucun conseil juridique sur un contrat, des conditions générales ou un cahier des charges d'appel d'offres. La préparation administrative du dossier, oui ; son appréciation juridique, non.
- Aucune promesse de résultat commercial. Un meilleur suivi réduit les délais et les oublis ; il ne décide pas à la place de vos clients.
- Les échanges se font en français et en anglais. L'allemand se limite à des demandes administratives simples : une négociation ou une correspondance contractuelle dans cette langue ne peut pas être prise en charge.
Méthode
Comment s'organise un support commercial externalisé pour une PME à Genève
Cinq étapes. La troisième compte particulièrement ici : sans modèles de documents ni règles de suivi communes, la chaîne commerciale se reconstruit à chaque affaire.
- 01
Diagnostic de 30 minutes
Un échange pour suivre le trajet d'une affaire chez vous, du premier contact au règlement, et repérer où elle s'arrête.
- 02
Périmètre et proposition écrite
Les familles retenues, les délais de traitement attendus et ce qui reste de votre côté ou de celui de vos commerciaux.
- 03
Modèles et règles de suivi
Modèles de devis et d'offres, structure de la base clients, statuts de commande et règles de relance : posés une fois, réutilisés ensuite.
- 04
Prise en charge au rythme convenu
Devis, commandes, fournisseurs et dossiers sont traités selon la cadence retenue, et les écarts vous sont signalés sans attendre le point suivant.
- 05
Point régulier
État des offres en cours, des commandes ouvertes et des dossiers en attente d'arbitrage.
Outils
Les outils employés pour le suivi de vos devis et commandes
Ceux de la liste des logiciels réellement pratiqués par Alexia Maës qui servent le plus souvent cette prestation. Votre CRM reste le vôtre : c'est dans celui-là que le travail se fait.
- Relation client
- Microsoft Dynamics · Outils CRM · Outlook
- Documents commerciaux et suivi
- Word · Excel · PowerPoint · Canva · Teams
Habituée à travailler avec différents logiciels de gestion et outils métiers internes, Alexia Maës s'adapte rapidement à l'environnement informatique et aux méthodes de chaque entreprise.
Exemple
Des réclamations clients reprises en main
Cet exemple est issu du parcours salarié d'Alexia Maës, avant la création d'AM-Backoffice. Il est raconté à la première personne, et l'entreprise concernée n'est pas nommée.
Structuration du traitement des réclamations clients
- Contexte
- Certaines réclamations clients ne faisaient pas l'objet d'un suivi suffisamment régulier, avec un risque de laisser des clients sans réponse et de fragiliser la relation commerciale ainsi que le maintien des contrats d'entretien.
- Ce qui a été fait
- J'ai mis en place un suivi systématique des réclamations, avec un accusé de réception adressé au client sous 24 heures. Pour chaque dossier, je menais rapidement une enquête auprès des équipes administratives et techniques afin de comprendre l'origine du problème, puis je rédigeais une réponse claire et personnalisée.
- Résultat
- Chaque client recevait une réponse et bénéficiait d'un suivi jusqu'à la clôture de sa demande. Cette meilleure prise en charge a renforcé la relation client et contribué à réduire le nombre de résiliations de contrats d'entretien.
Questions
Déléguer son suivi commercial et administratif à Genève : les questions les plus posées
Serez-vous en contact direct avec mes clients ?
Seulement si vous le décidez, et dans le cadre écrit au départ : envoi d'un devis, confirmation d'une commande, demande d'une information manquante, accusé de réception d'une réclamation. Ces échanges se font depuis une adresse de votre entreprise, sous votre nom commercial. Rien de commercial au sens propre — prix, remises, engagements — n'est traité sans votre accord.
Faut-il que j'aie un CRM ?
Non. Quand il en existe un — Microsoft Dynamics ou un autre —, c'est celui-là qui est utilisé. Quand il n'y en a pas, la base clients peut vivre dans un tableur structuré, ce qui suffit largement à une petite structure et évite d'installer un outil que personne ne tiendra.
Jusqu'où allez-vous sur un appel d'offres ?
Jusqu'à la partie administrative : rassembler les pièces demandées, vérifier la complétude du dossier, respecter les formats et les délais de dépôt, tenir le rétroplanning. Le contenu technique, le chiffrage et la stratégie de réponse restent de votre côté, ainsi que l'appréciation juridique du cahier des charges.
Quelle est la différence avec la page facturation ?
Cette page couvre la chaîne administrative avant le règlement : base clients, devis, commandes, fournisseurs, dossiers. L'émission des factures, le suivi des encaissements et les relances forment une prestation distincte, décrite sur la page facturation et relances clients. Les deux se combinent souvent, mais elles répondent à des besoins différents.
Pouvez-vous traiter des échanges en anglais ?
Oui, à l'écrit comme à l'oral, à un niveau professionnel — B2/C1. C'est utile pour la coordination de fournisseurs ou de clients hors de Suisse romande. En allemand, les connaissances sont de niveau A2 : une demande administrative simple est possible, une négociation ne l'est pas.
Prochaine étape
Suivons le trajet d'une de vos affaires.
Trente minutes pour voir où le suivi commercial s'interrompt aujourd'hui, et ce qui peut être repris en premier.