Pré-comptabilité
Pré-comptabilité pour PME à Genève
AM-Backoffice réunit, contrôle et classe vos pièces comptables, traite les notes de frais et prépare le dossier que votre fiduciaire attend. La comptabilité, le bouclement et le conseil fiscal restent de son ressort : cette prestation lui fait gagner un travail de recherche, elle ne s'y substitue pas.
- Un dossier transmis à date à votre fiduciaire
- Un classement de pièces qui tient l'année entière
- Sur site à Genève ou à distance
Ce qui change
Le coût d'un dossier incomplet se paie deux fois
Une pièce manquante coûte d'abord le temps de la chercher, puis les honoraires de la fiduciaire qui la réclame. Entre les deux, personne ne sait dire où en est le dossier.
- Votre fiduciaire vous relance chaque trimestre pour des justificatifs manquants.
- Le dossier lui arrive complet et à date, dans le format qu'elle attend.
- Les justificatifs s'accumulent dans une boîte à chaussures, une boîte mail et une application de photos.
- Une collecte régulière, un classement unique, et chaque pièce rattachée à l'écriture qui lui correspond.
- Les notes de frais se traitent une fois par an, de mémoire et sans les tickets.
- Elles sont saisies au fil du mois, avec leur justificatif, selon les règles internes convenues.
- Vous découvrez une facture fournisseur impayée en recevant un rappel.
- Les échéances fournisseurs sont suivies dans un tableau, et vous validez les paiements en connaissance de cause.
Prise en charge
Ce que couvre la pré-comptabilité : saisie, classement des pièces, préparation du dossier fiduciaire
La préparation, en amont de la comptabilité. Le périmètre de saisie est défini avec vous et, quand elle existe, avec votre fiduciaire — c'est elle qui dit jusqu'où la pré-comptabilité doit aller.
Pièces et justificatifs
- Collecte régulière des pièces auprès de vous et de vos fournisseurs
- Numérisation, classement et archivage numérique
- Contrôle documentaire : pièce manquante, illisible ou en double
Notes de frais
- Traitement des notes de frais selon vos règles internes
- Rapprochement de chaque note avec son justificatif
- Récapitulatif périodique pour validation
Saisie de pré-comptabilité
- Saisie des écritures selon le périmètre convenu
- Contrôle des écritures saisies
- Rapprochements administratifs entre pièces, relevés et écritures
Fournisseurs
- Suivi des factures fournisseurs et de leurs échéances
- Préparation des paiements, que vous validez
- Signalement des écarts et des doublons
Dossier pour la fiduciaire
- Préparation des pièces comptables selon le format attendu
- Transmission selon le calendrier convenu
- Réponses aux demandes de compléments
Limites
Pré-comptabilité et comptabilité : où s'arrête la prestation
La distinction entre pré-comptabilité et comptabilité n'est pas une nuance de vocabulaire : elle détermine qui engage sa responsabilité. Elle est donc écrite noir sur blanc dans la proposition.
- AM-Backoffice ne remplace pas votre fiduciaire. La tenue de la comptabilité, le bouclement, les états financiers et la révision restent de son ressort.
- Aucun conseil fiscal, aucun conseil juridique. Ni sur la TVA, ni sur l'impôt, ni sur le traitement comptable d'une opération : ces questions vont à votre fiduciaire.
- Aucun décompte TVA ni déclaration fiscale établis ou déposés. Les pièces nécessaires sont réunies et contrôlées ; le décompte est établi par votre fiduciaire.
- Ni salaires, ni décomptes sociaux, ni certificats de salaire.
- Aucun paiement exécuté sans votre validation. Les paiements sont préparés, vous les validez.
- Le périmètre de saisie est fixé à l'avance, et il peut être nul : certaines fiduciaires préfèrent recevoir des pièces classées et saisir elles-mêmes.
Méthode
Comment se construit un dossier de pré-comptabilité pour une PME à Genève
Cinq étapes. La deuxième est particulière à cette prestation : quand vous avez une fiduciaire, c'est avec elle que le format du dossier se décide.
- 01
Diagnostic de 30 minutes
Un échange pour voir l'état des pièces, le rythme attendu par votre fiduciaire, et ce qui bloque aujourd'hui.
- 02
Cadrage avec votre fiduciaire
Format de transmission, périmètre de saisie, plan de classement et calendrier : ces points se règlent avec elle, pas à sa place.
- 03
Mise en place du classement
Arborescence, règles de nommage et circuit de collecte des pièces sont posés avant la première période traitée.
- 04
Traitement au fil de la période
Collecte, contrôle, saisie selon le périmètre convenu, notes de frais et suivi des échéances fournisseurs, au rythme retenu.
- 05
Transmission et point
Le dossier part à date. Les demandes de compléments sont traitées, et ce qui a manqué une fois est intégré au circuit pour la période suivante.
Outils
Les outils employés pour préparer vos pièces comptables
Ceux de la liste des logiciels réellement pratiqués par Alexia Maës qui servent le plus souvent cette prestation. Si votre fiduciaire impose un outil ou un format, c'est celui-là qui est utilisé.
- Saisie et contrôle
- Sage · Crésus · Excel
- Pièces et transmission
- OneDrive · Outlook · Teams
Habituée à travailler avec différents logiciels de gestion et outils métiers internes, Alexia Maës s'adapte rapidement à l'environnement informatique et aux méthodes de chaque entreprise.
Questions
Confier ses pièces comptables à Genève : les questions les plus posées
Remplacez-vous ma fiduciaire ?
Non. AM-Backoffice prépare et organise les dossiers — collecte des pièces, contrôle documentaire, classement, saisie de pré-comptabilité selon le périmètre convenu — pour que votre fiduciaire les reçoive complets et à date. La tenue de la comptabilité, le bouclement, la révision, le conseil fiscal et le conseil juridique restent de son ressort.
Ma fiduciaire va-t-elle coûter moins cher ?
C'est à elle de le dire, et cela dépend de son mode de facturation. Ce qui est certain, c'est ce qui lui est épargné : réclamer des pièces, trier des justificatifs en vrac, relancer pour un document manquant. Beaucoup de fiduciaires facturent ce temps de mise en ordre ; le poser en amont change ce qu'elles reçoivent.
Que se passe-t-il si je n'ai pas encore de fiduciaire ?
La préparation se fait alors selon un plan de classement standard, revu quand vous en choisirez une. AM-Backoffice ne recommande pas de fiduciaire en particulier et n'intervient pas dans ce choix, qui engage votre comptabilité.
À quelle fréquence les pièces sont-elles traitées ?
Le rythme se cale sur celui de votre fiduciaire : mensuel, trimestriel ou semestriel. Un traitement mensuel demande moins d'efforts qu'un rattrapage trimestriel, parce que les pièces sont encore fraîches et que les questions se posent tant que la réponse est connue.
Faut-il apporter les documents en version papier ?
Pas nécessairement. Les pièces peuvent être déposées sur un espace de stockage partagé, transmises par courriel ou remises en main propre lors d'une intervention sur site, dans le canton de Genève. Les pièces papier sont numérisées et classées, puis archivées selon les règles convenues avec vous.
Prochaine étape
Faisons le point sur vos pièces comptables.
Trente minutes pour voir ce qui manque, ce que votre fiduciaire attend, et par quel bout reprendre le classement.