À propos
Alexia Maës, votre interlocutrice unique
Titulaire d'un CFC d'employée de commerce, j'évolue depuis plus de 17 ans dans l'administration, la gestion commerciale et le suivi financier en Suisse. AM-Backoffice met cette expérience au service des PME, indépendants et startups de Genève.
- Plus de 17 ans en administration et gestion
- Canton de Genève, sur site ou à distance
- Français, anglais, allemand
Parcours
Une vision complète du back-office, construite en entreprise
J'ai construit mon expérience au sein d'environnements variés, allant de la PME au groupe international, notamment dans les secteurs de la santé, des dispositifs médicaux et des services techniques.
Mon parcours m'a permis d'acquérir une vision complète du back-office d'une entreprise : gestion administrative, suivi des commandes, facturation, relances clients, préparation comptable, gestion des fournisseurs et des contrats, mais aussi coordination commerciale et assistance de direction.
Au fil des années, mes responsabilités ont progressivement évolué. J'ai géré des cycles de commande complets, coordonné des fournisseurs et accompagné des équipes commerciales en français, en anglais et en allemand. J'ai également pris en charge des contrats, des réclamations clients et des situations d'impayés qui demandaient à la fois de la rigueur, de la diplomatie et de la recherche de solutions.
Origine
Pourquoi AM-Backoffice existe
Après ces expériences, j'ai souhaité donner une nouvelle orientation à mon parcours et trouver un meilleur équilibre entre ma vie professionnelle et personnelle. Je cherchais une activité variée, réunissant mes compétences en administration, en gestion commerciale et en préparation comptable, tout en m'offrant davantage de flexibilité. Aucun poste ne réunissait pleinement ces aspects : l'idée s'est imposée d'elle-même, celle de créer une activité qui me ressemble et de mettre l'ensemble de mes compétences au service des entrepreneurs.
Je suis partie d'un constat simple : dans les petites entreprises, les dirigeants assument souvent eux-mêmes une grande partie de leur gestion administrative, faute de temps, de ressources ou d'un volume de travail suffisant pour recruter à l'interne. Ces tâches restent pourtant indispensables au bon fonctionnement et au développement de leur activité.
Je leur propose donc un accompagnement externalisé, flexible et adapté à leurs besoins réels. En m'appuyant sur mon expérience ainsi que sur des outils numériques et des solutions d'automatisation, je les aide à structurer leur back-office, à gagner du temps et à maîtriser leurs coûts, sans avoir à supporter les contraintes d'un recrutement à temps plein.
Mon objectif : prendre en charge votre gestion administrative avec rigueur, autonomie et confidentialité, afin que vous puissiez vous concentrer pleinement sur votre métier et sur le développement de votre entreprise.
Outils
Les outils sur lesquels je travaille
Cette liste est celle des logiciels que je pratique réellement. Elle ne cherche pas à être exhaustive : elle indique ce dans quoi vous n'aurez pas à me former.
- Suite Microsoft 365
- Word · Excel · Outlook · PowerPoint · Teams · OneDrive
- Gestion et comptabilité
- Sage · Crésus
- Relation client
- Microsoft Dynamics · Outils CRM
- Création de supports
- Canva
Habituée à travailler avec différents logiciels de gestion et outils métiers internes, je m'adapte rapidement à l'environnement informatique et aux méthodes de chaque entreprise.
Langues de travail
- Français
- langue maternelle, à l'oral comme à l'écrit
- Anglais
- niveau professionnel, oral et écrit — B2/C1
- Allemand
- connaissances de base — A2
Modalités
Comment se déroule une intervention
Les prestations peuvent être réalisées à distance, directement dans vos locaux ou selon un fonctionnement hybride, en fonction de vos besoins et de la nature des missions.
- Zone d'intervention sur site
- Je me déplace dans le canton de Genève et ses communes. Les prestations destinées aux entreprises situées en dehors de cette zone se font à distance.
- Disponibilités habituelles
- Lundi, mardi, jeudi et vendredi, de 8 h 30 à 17 h 30. Les interventions sur site se font sur rendez-vous.
- Délai de réponse
- Je réponds aux demandes dans un délai habituel de 1 à 2 jours ouvrés. Les demandes reçues le vendredi sont prises en charge à partir du lundi suivant, dans le même délai.
- Demandes urgentes
- Leurs modalités de traitement se définissent avec vous au début de la collaboration, plutôt que dans l'urgence.
Missions
Trois exemples concrets
Ces trois missions sont issues de mon parcours salarié, avant la création d'AM-Backoffice. Les entreprises concernées ne sont pas nommées.
Dématérialisation du processus de création client
- Contexte
- Au sein d'une grande entreprise de services techniques, le processus de création des clients reposait entièrement sur des documents papier. Cela multipliait les manipulations et compliquait le classement, la consultation et la traçabilité des informations.
- Ce que j'ai fait
- J'ai entièrement dématérialisé ce processus en créant une organisation numérique adaptée : mise en place des dossiers, remplissage des documents au format PDF, recours à la signature électronique, enregistrement des données et archivage en ligne. Les documents signés étaient ensuite joints directement au dossier du client dans le CRM.
- Résultat
- Le processus de création client est devenu entièrement numérique. Les documents ont été centralisés, plus facilement accessibles et rattachés aux dossiers concernés dans le CRM, ce qui a permis un meilleur suivi et la suppression des échanges papier.
Structuration du traitement des réclamations clients
- Contexte
- Certaines réclamations clients ne faisaient pas l'objet d'un suivi suffisamment régulier, avec un risque de laisser des clients sans réponse et de fragiliser la relation commerciale ainsi que le maintien des contrats d'entretien.
- Ce que j'ai fait
- J'ai mis en place un suivi systématique des réclamations, avec un accusé de réception adressé au client sous 24 heures. Pour chaque dossier, je menais rapidement une enquête auprès des équipes administratives et techniques afin de comprendre l'origine du problème, puis je rédigeais une réponse claire et personnalisée.
- Résultat
- Chaque client recevait une réponse et bénéficiait d'un suivi jusqu'à la clôture de sa demande. Cette meilleure prise en charge a renforcé la relation client et contribué à réduire le nombre de résiliations de contrats d'entretien.
Gestion administrative et commerciale à fort volume
- Contexte
- Au sein d'une PME du secteur cosmétique, le fonctionnement quotidien demandait une coordination rigoureuse entre les clients, les commerciaux, la direction et plusieurs fournisseurs.
- Ce que j'ai fait
- Je prenais en charge le cycle complet des commandes, de leur enregistrement jusqu'à la facturation, ainsi que le suivi des paiements et les relances clients. Je préparais également les commandes fournisseurs, ensuite vérifiées et validées avec la direction, et j'assurais l'interface quotidienne entre les différents interlocuteurs.
- Résultat
- J'assurais le suivi de plus de 500 comptes clients, le traitement de 80 factures par semaine en moyenne, la coordination avec cinq fournisseurs et le soutien administratif de trois commerciaux, en assurant la continuité du suivi commercial.
Questions
Ce qu'on me demande le plus souvent
Dans quelles langues travaillez-vous ?
En français, ma langue maternelle, à l'oral comme à l'écrit. En anglais, à un niveau professionnel oral et écrit, B2/C1. En allemand, j'ai des connaissances de base, de niveau A2 : les échanges administratifs simples sont possibles, une négociation ou une correspondance juridique ne le sont pas.
Intervenez-vous dans mes locaux ou à distance ?
Les deux, ou les deux à la fois. Je me déplace dans le canton de Genève et ses communes, sur rendez-vous. Les entreprises situées en dehors de cette zone sont accompagnées à distance. Le fonctionnement retenu dépend surtout de la nature des missions : un classement physique se fait sur place, un suivi de facturation se fait très bien à distance.
Quand êtes-vous disponible, et sous quel délai répondez-vous ?
Mes disponibilités habituelles sont le lundi, le mardi, le jeudi et le vendredi, de 8 h 30 à 17 h 30. Je réponds aux demandes dans un délai habituel de 1 à 2 jours ouvrés ; celles reçues le vendredi sont prises en charge à partir du lundi suivant. Les modalités de traitement des demandes urgentes se définissent avec vous au début de la collaboration.
Faut-il que j'utilise vos outils ?
Non. Je travaille sur la suite Microsoft 365, sur Sage et Crésus pour la gestion et la comptabilité, et sur Microsoft Dynamics et d'autres CRM pour la relation client. Mais l'habitude de passer d'un logiciel métier à un autre fait partie du métier : je m'adapte à votre environnement informatique plutôt que de vous demander d'en changer.
Remplacez-vous ma fiduciaire ?
Non. Je prépare et j'organise les dossiers — collecte des pièces, contrôle documentaire, classement, saisie de pré-comptabilité — pour que votre fiduciaire les reçoive complets et à date. La comptabilité, la clôture, le conseil fiscal et le conseil juridique restent de son ressort.
Quel type d'entreprise accompagnez-vous ?
Principalement des dirigeants de PME de 1 à 10 collaborateurs, quel que soit leur secteur, ainsi que des indépendants et des startups. Le point commun est un besoin de soutien administratif fiable et régulier, sans que le volume d'activité justifie le recrutement d'une assistante à temps plein.
Prochaine étape
Parlons des tâches qui vous prennent du temps.
Trente minutes suffisent pour identifier ce qui peut être délégué en premier, et à quel rythme.