Organisation et automatisation
Organisation et automatisation administrative
AM-Backoffice analyse vos processus administratifs, écrit les procédures qui manquent, met en place les outils de suivi et automatise ce qui se répète à l'identique. L'objectif n'est pas d'ajouter des outils, mais d'obtenir une organisation que quelqu'un d'autre que vous peut reprendre.
- Des procédures écrites, pas transmises de mémoire
- On stabilise avant d'automatiser
- Sur site à Genève ou à distance
Ce qui change
Une organisation qui tient dans une seule tête est une organisation fragile
Tant que le processus n'est écrit nulle part, chaque absence devient un blocage et chaque nouvelle personne réapprend par imitation. C'est ce qui coûte le plus cher, longtemps après.
- Chaque dossier se traite un peu différemment, selon qui s'en occupe et le temps disponible.
- Une procédure écrite par processus : les mêmes étapes, dans le même ordre, avec les mêmes contrôles.
- Les mêmes informations sont ressaisies dans trois fichiers qui finissent par se contredire.
- Une source unique par donnée, et les documents qui en dépendent s'appuient dessus.
- Vous consacrez plusieurs heures par mois à des tâches identiques d'une fois sur l'autre.
- Ce qui se répète à l'identique est modélisé, préparé d'avance, puis automatisé quand cela tient la route.
- Personne ne peut reprendre vos dossiers en votre absence sans une longue explication.
- Une organisation documentée, avec des règles de nommage et des accès clairs, que l'on reprend en la lisant.
Prise en charge
Ce que couvre une mission d'organisation administrative : procédures, classement, automatisation
Une mission d'organisation se mène par étapes, et elle a une fin. Elle peut porter sur un seul processus — la facturation, l'accueil d'un nouveau client, le classement — ou sur l'ensemble du back-office.
Analyse des processus
- Analyse des processus administratifs existants
- Repérage des ressaisies, des ruptures et des points de blocage
- Priorisation de ce qui mérite d'être repris en premier
Procédures et modèles
- Structuration et harmonisation des procédures internes
- Rédaction de modes opératoires courts, réellement utilisables
- Modèles de documents harmonisés
Outils de suivi
- Mise en place d'outils de gestion et de suivi
- Tableaux de bord simples : ce qui est en cours, en attente, terminé
- Indicateurs choisis avec vous, en petit nombre
Organisation documentaire
- Optimisation de l'organisation documentaire
- Arborescence, règles de nommage et droits d'accès
- Politique de conservation et d'archivage
Digitalisation et automatisation
- Digitalisation des processus administratifs encore sur papier
- Automatisation des tâches administratives répétitives, à l'aide d'outils numériques et de solutions d'automatisation
- Accompagnement à l'amélioration continue des pratiques
Limites
Ce que l'automatisation administrative ne couvre pas : développement, infrastructure, conseil IT
L'automatisation est le mot qui promet le plus et qui déçoit le plus vite. Voici ce qui n'est pas proposé, et ce qui ne sera pas fait même si vous le demandez.
- Aucun développement informatique, aucune intégration sur mesure, aucune administration de votre système d'information ou de votre sécurité informatique.
- Aucune automatisation d'un processus instable. Un processus qui change à chaque dossier est d'abord clarifié et écrit ; l'automatiser en l'état ne ferait qu'accélérer le désordre.
- Toutes les tâches ne gagnent pas à être automatisées. Ce qui est rare, variable ou lourd de conséquences reste manuel, et c'est un choix, pas un renoncement.
- Aucun conseil juridique ou fiscal sur la conservation des documents. Les règles de conservation applicables à votre activité se vérifient auprès de votre fiduciaire ou de votre conseil.
- Aucune promesse de gain chiffrée avant analyse. Ce qu'une réorganisation fait gagner se mesure sur vos propres volumes, pas sur une moyenne empruntée ailleurs.
Méthode
Comment se déroule une mission d'organisation et d'automatisation administrative à Genève
Cinq étapes, et un ordre qui ne s'inverse pas : on observe, on écrit, on outille, puis seulement on automatise.
- 01
Diagnostic de 30 minutes
Un échange pour repérer le processus qui coûte le plus cher aujourd'hui, et vérifier qu'il vaut la peine d'être repris en premier.
- 02
Observation du processus réel
Le processus est décrit tel qu'il se déroule, pas tel qu'il devrait se dérouler. Les écarts entre les deux sont souvent l'essentiel du sujet.
- 03
Procédure écrite et modèles
Les étapes, les contrôles, les responsables et les modèles de documents sont posés. Court et lisible : une procédure trop longue n'est pas appliquée.
- 04
Outils de suivi
Les tableaux de suivi et l'organisation documentaire sont mis en place dans votre environnement, avec les accès et les règles de nommage qui vont avec.
- 05
Automatisation et amélioration continue
Ce qui se répète à l'identique est automatisé à l'aide d'outils numériques et de solutions d'automatisation, une fois le processus stabilisé. Puis on regarde ce qui a bougé, et on ajuste.
Outils
Les outils employés pour structurer et automatiser vos tâches
Ceux de la liste des logiciels réellement pratiqués par Alexia Maës. Le choix se fait dans votre environnement plutôt qu'en ajoutant une couche : un outil de plus qu'il faut tenir est rarement une simplification.
- Suite Microsoft 365
- Word · Excel · Outlook · PowerPoint · Teams · OneDrive
- Gestion et relation client
- Sage · Crésus · Microsoft Dynamics · Outils CRM
- Supports et documents
- Canva
Habituée à travailler avec différents logiciels de gestion et outils métiers internes, Alexia Maës s'adapte rapidement à l'environnement informatique et aux méthodes de chaque entreprise. Quand un outil déjà en place suffit, il est conservé.
Exemple
Un processus papier devenu entièrement numérique
Cet exemple est issu du parcours salarié d'Alexia Maës, avant la création d'AM-Backoffice. Il est raconté à la première personne, et l'entreprise concernée n'est pas nommée.
Dématérialisation du processus de création client
- Contexte
- Au sein d'une grande entreprise de services techniques, le processus de création des clients reposait entièrement sur des documents papier. Cela multipliait les manipulations et compliquait le classement, la consultation et la traçabilité des informations.
- Ce qui a été fait
- J'ai entièrement dématérialisé ce processus en créant une organisation numérique adaptée : mise en place des dossiers, remplissage des documents au format PDF, recours à la signature électronique, enregistrement des données et archivage en ligne. Les documents signés étaient ensuite joints directement au dossier du client dans le CRM.
- Résultat
- Le processus de création client est devenu entièrement numérique. Les documents ont été centralisés, plus facilement accessibles et rattachés aux dossiers concernés dans le CRM, ce qui a permis un meilleur suivi et la suppression des échanges papier.
Questions
Structurer et automatiser son administratif à Genève : les questions les plus posées
Qu'est-ce qui peut réellement être automatisé dans une petite structure ?
Ce qui se répète à l'identique et se déclenche sur un événement clair : la préparation d'un document récurrent à partir de données déjà saisies, un rappel d'échéance, le rangement automatique d'une pièce dans le bon dossier, la relance d'un devis sans réponse. À l'inverse, ce qui demande un jugement à chaque fois reste manuel — et c'est très bien ainsi.
Faut-il changer d'outils pour se réorganiser ?
Rarement. La plupart des gains viennent d'un processus clarifié et d'un classement cohérent, pas d'un logiciel supplémentaire. Quand un outil déjà en place fait le travail, il est conservé : un outil de plus qu'il faut alimenter devient vite un abandon de plus.
Combien de temps prend une mission d'organisation ?
Cela dépend du périmètre, et l'estimation se fait après l'observation du processus, pas avant. Un processus unique — la facturation, l'accueil d'un nouveau client, le classement — se traite généralement en quelques interventions ; une remise à plat du back-office complet s'étale sur plusieurs mois et se découpe en lots.
Que se passe-t-il une fois la mission terminée ?
Vous gardez les procédures, les modèles et les outils : ils vivent dans votre environnement et vous appartiennent. Deux suites sont possibles — vous reprenez la main, ou AM-Backoffice continue d'exécuter le processus qu'elle a contribué à définir, ce qui relève alors des autres prestations.
Mon équipe va-t-elle devoir apprendre un nouveau fonctionnement ?
Une procédure écrite sans les personnes qui l'appliquent finit dans un dossier que personne n'ouvre. Le processus réel est donc observé avec celles et ceux qui le tiennent, et les modes opératoires restent courts, en langage simple, avec des captures plutôt que des explications.
Prochaine étape
Prenons le processus qui vous coûte le plus.
Trente minutes pour repérer celui qui mérite d'être repris en premier, et ce qu'une procédure écrite y changerait.