Gestion administrative
Gestion administrative externalisée à Genève
AM-Backoffice prend en charge l'administratif courant des PME, indépendants et startups de Genève : correspondance, courriels, agendas, documents, classement et archivage. Le travail se fait selon un rythme convenu à l'avance, sur site ou à distance, et vous gardez la décision sur ce qui vous revient.
- Sur site dans le canton de Genève ou à distance
- Un périmètre écrit avant de commencer
- Réponse sous 1 à 2 jours ouvrés
Ce qui change
L'administratif courant ne coûte pas cher à faire, il coûte cher à porter
Chacune de ces tâches se traite en quelques minutes. Ce qui pèse, c'est de les garder en tête, de les reprendre là où elles en étaient, et de les faire le soir faute d'avoir eu le temps la journée.
- Les courriels administratifs s'accumulent, et certaines demandes reçoivent une réponse deux semaines plus tard.
- Les demandes courantes sont traitées au rythme convenu ; seules celles qui appellent votre décision remontent jusqu'à vous.
- Vos documents sont répartis entre une boîte mail, un disque externe et deux classeurs.
- Une arborescence unique, des règles de nommage constantes, et une pièce se retrouve en quelques secondes.
- Chaque courrier ou attestation est remis en forme depuis une page blanche.
- Des modèles à votre image, prêts à remplir : le document sort en quelques minutes et se ressemble d'une fois sur l'autre.
- Les rendez-vous se chevauchent, les confirmations partent en retard, les déplacements s'improvisent.
- Un agenda tenu, des confirmations envoyées, des déplacements regroupés quand la géographie s'y prête.
Prise en charge
Ce que couvre la gestion administrative externalisée : courrier, classement, suivi des dossiers
Le périmètre se choisit à la carte : une seule de ces familles, ou l'ensemble. Il est écrit dans la proposition, avec le rythme retenu pour chacune.
Correspondance et courriels
- Rédaction et gestion de la correspondance professionnelle
- Gestion et traitement des courriels entrants
- Suivi des demandes jusqu'à leur clôture
Agendas et rendez-vous
- Gestion et optimisation de l'agenda
- Organisation des rendez-vous et des déplacements
- Confirmations et rappels aux interlocuteurs
Documents professionnels
- Création, mise en forme et harmonisation des documents
- Modèles réutilisables : courriers, attestations, comptes rendus
- Relecture et mise au format avant envoi
Classement et archivage
- Numérisation et gestion documentaire
- Organisation et archivage des dossiers physiques et numériques
- Arborescence, règles de nommage et droits d'accès
Achats administratifs
- Gestion des fournitures de bureau
- Suivi des achats administratifs courants
- Classement des contrats et des abonnements en cours
Limites
Ce que la gestion administrative externalisée ne couvre pas : comptabilité, conseil juridique, RH
Le périmètre est écrit avant la première tâche, et il dit aussi ce qui n'en fait pas partie. Ces limites ne sont pas des réserves de circonstance : elles délimitent un métier.
- Aucun conseil juridique, fiscal ou comptable. AM-Backoffice organise, prépare et exécute ; elle ne se substitue ni à une fiduciaire, ni à un mandataire, ni à un avocat.
- Aucune signature ni engagement au nom de votre entreprise. Les validations et les décisions restent les vôtres.
- Ni gestion des salaires, ni déclarations sociales : ces travaux relèvent de votre fiduciaire.
- Aucune représentation devant une administration ou un assureur. La préparation des dossiers, oui ; la représentation, non.
Méthode
Comment se met en place un support administratif pour une PME à Genève
Cinq étapes, dans cet ordre. La première est gratuite et sans engagement, et rien n'est repris avant que l'organisation soit posée.
- 01
Diagnostic de 30 minutes
Un échange pour lister ce qui prend du temps, repérer ce qui peut partir en premier, et vérifier que la demande relève bien de cette prestation.
- 02
Périmètre et proposition écrite
Les familles de tâches retenues, le rythme de traitement, les livrables, et ce qui reste de votre côté.
- 03
Mise en place
Accès, arborescence de classement, modèles de documents et règles de nommage sont posés avant la première tâche, pas pendant.
- 04
Prise en charge au rythme convenu
Le courrier, les courriels et l'agenda sont traités selon la cadence retenue. Ce qui appelle votre décision vous est remonté groupé, pas au fil de l'eau.
- 05
Point régulier
Ce qui revient souvent est documenté puis simplifié. Le périmètre se réajuste quand votre activité change.
Outils
Les outils employés pour la tenue de votre administratif
Ceux de la liste des logiciels réellement pratiqués par Alexia Maës qui servent le plus souvent cette prestation. Le principe reste le même : le travail se fait dans votre environnement, pas dans un autre.
- Correspondance et documents
- Word · Outlook · PowerPoint · Canva
- Classement et partage
- OneDrive · Teams · Excel
Habituée à travailler avec différents logiciels de gestion et outils métiers internes, Alexia Maës s'adapte rapidement à l'environnement informatique et aux méthodes de chaque entreprise.
Exemple
Un classement remis à plat, de bout en bout
Cet exemple est issu du parcours salarié d'Alexia Maës, avant la création d'AM-Backoffice. Il est raconté à la première personne, et l'entreprise concernée n'est pas nommée.
Dématérialisation du processus de création client
- Contexte
- Au sein d'une grande entreprise de services techniques, le processus de création des clients reposait entièrement sur des documents papier. Cela multipliait les manipulations et compliquait le classement, la consultation et la traçabilité des informations.
- Ce qui a été fait
- J'ai entièrement dématérialisé ce processus en créant une organisation numérique adaptée : mise en place des dossiers, remplissage des documents au format PDF, recours à la signature électronique, enregistrement des données et archivage en ligne. Les documents signés étaient ensuite joints directement au dossier du client dans le CRM.
- Résultat
- Le processus de création client est devenu entièrement numérique. Les documents ont été centralisés, plus facilement accessibles et rattachés aux dossiers concernés dans le CRM, ce qui a permis un meilleur suivi et la suppression des échanges papier.
Questions
Déléguer son administratif à Genève : les questions les plus posées
Faut-il vous confier l'accès à ma boîte mail ?
Pas nécessairement, et jamais plus que ce que le périmètre exige. Trois fonctionnements sont possibles : une adresse dédiée du type admin@votre-entreprise.ch, une délégation limitée à certains dossiers de votre boîte, ou un transfert des seuls messages concernés. Le choix se fait au démarrage, et les accès sont retirés à la fin de la collaboration.
Intervenez-vous dans mes locaux ou à distance ?
Les deux, ou les deux à la fois. Les déplacements se font dans le canton de Genève et ses communes, sur rendez-vous ; les entreprises situées en dehors de cette zone sont accompagnées à distance. La nature de la tâche tranche souvent d'elle-même : un classement papier se fait sur place, un suivi de courriels se fait très bien à distance.
Faut-il un volume minimum pour déléguer ?
Non. Certaines collaborations portent sur quelques heures par mois, d'autres sur un rythme hebdomadaire. Ce qui compte davantage que le volume, c'est la régularité : une tâche reprise chaque semaine s'organise mieux qu'une intervention ponctuelle décidée dans l'urgence.
Que devient mon classement existant ?
Il est repris, pas remplacé. La mise en place commence par l'arborescence déjà en place : ce qui fonctionne est conservé, ce qui crée des doublons est fusionné, et une règle de nommage commune est appliquée. Un classement que vous ne reconnaissez plus serait un classement que vous n'utiliserez pas.
Comment mes documents restent-ils confidentiels ?
Les documents restent dans vos outils et sur vos espaces de stockage ; les accès sont limités à ce que le périmètre exige et retirés à la fin de la collaboration. Vos données administratives ne sont ni partagées, ni réutilisées à d'autres fins.
Prochaine étape
Dites-moi ce qui vous prend le plus de temps.
Trente minutes suffisent pour repérer les tâches administratives qui peuvent partir en premier, et à quel rythme les reprendre.