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Assistante administrativeindépendante à Genève : externalisez vos tâchesadministratives

AM-Backoffice accompagne les PME, indépendants et startups de Genève dans leur gestion administrative, leur facturation, leur pré-comptabilité et l'organisation de leurs processus — sur site ou à distance.

  • Basée à Plan-les-Ouates
  • Canton de Genève et à distance
  • Réponse sous 1 à 2 jours ouvrés

Alexia Maës · Back Office & Gestion, Plan-les-Ouates

Ce qui change

Pourquoi externaliser vos tâches administratives ?

Quatre situations que rencontrent la plupart des indépendants et des petites structures. À chaque fois, ce n'est pas la tâche qui coûte cher : c'est de ne pas savoir où elle en est.

Les factures partent quand vous y pensez, parfois trois semaines après la prestation.
Elles partent selon un rythme convenu, sans que vous ayez à y penser.
Vos documents sont répartis entre une boîte mail, un disque et deux classeurs.
Un classement unique, et chaque pièce se retrouve en quelques secondes.
Vous ne savez pas dire, aujourd'hui, quelles factures sont réglées et lesquelles ne le sont pas.
Un tableau de suivi tenu à jour, consultable quand vous le voulez.
Votre fiduciaire vous relance chaque trimestre pour des justificatifs manquants.
Le dossier lui arrive complet et à date.

Pour qui

Une assistante administrative pour PME, indépendants et startups à Genève

Principalement des dirigeants de PME de 1 à 15 collaborateurs, quel que soit leur secteur, ainsi que des indépendants et des startups. Le point commun : un besoin de soutien administratif fiable et régulier, sans que le volume d'activité justifie un recrutement à temps plein.

  • Vous consacrez trop de temps à votre administration.
  • Vous accumulez du retard dans votre facturation ou vos relances.
  • Vous manquez de visibilité sur le suivi de vos dossiers.
  • Vous voulez structurer votre organisation pour accompagner votre croissance.

Prestations

Les tâches administratives que vous pouvez externaliser

Ces prestations se tiennent : une facture émise devient une pièce comptable, qui alimente le dossier de la fiduciaire. C'est cette continuité qui distingue une prise en charge d'une série de tâches isolées.

  • Gestion administrative

    Votre administratif courant tenu sans interruption.

    • Correspondance et courriels
    • Agendas
    • Classement et archivage
  • Facturation et relances

    Des factures émises à temps et des encaissements suivis.

    • Émission des factures
    • Suivi des paiements
    • Relances clients
  • Pré-comptabilité

    Un dossier complet, prêt pour votre fiduciaire.

    • Collecte des pièces
    • Notes de frais
    • Contrôle documentaire
  • Support commercial

    La chaîne commerciale suivie, du devis au règlement.

    • Devis et offres
    • Suivi des commandes
    • Coordination fournisseurs
  • Organisation et automatisation

    Un administratif qui devient un système reproductible.

    • Procédures écrites
    • Outils de suivi
    • Tâches répétitives automatisées

Méthode

Comment travailler avec une assistante administrative indépendante ?

Cinq étapes, dans cet ordre. La première est gratuite et sans engagement.

  1. 01

    Échange et diagnostic

    Trente minutes pour cerner ce qui vous prend du temps et ce qui peut être délégué en premier.

  2. 02

    Périmètre et proposition

    Une proposition écrite : ce qui est pris en charge, à quel rythme, avec quels livrables.

  3. 03

    Mise en place

    Accès, outils et classement sont organisés avant la première tâche, pas pendant.

  4. 04

    Prise en charge et suivi

    Le travail est fait selon le rythme convenu, et vous savez à tout moment où en sont vos dossiers.

  5. 05

    Amélioration continue

    Ce qui revient souvent est documenté, simplifié, parfois automatisé.

Différence

Une gestion administrative fiable, suivie et adaptée à vos outils

Une interlocutrice unique
Vous n'expliquez pas deux fois la même chose. Alexia connaît vos dossiers.
Une expérience de terrain
Plus de 17 ans en administration, gestion commerciale et suivi financier en Suisse, de la PME au groupe international.
Vos outils, pas les miens
Microsoft 365, Sage, Crésus, Microsoft Dynamics — et l'habitude de s'adapter au logiciel métier que vous utilisez déjà.
Un périmètre écrit
Ce qui est pris en charge est défini à l'avance, et ce qui ne l'est pas également.
Une coordination avec vos partenaires
Fiduciaire, fournisseurs, clients : les échanges administratifs passent par un seul point.
De la confidentialité
Vos données financières et administratives ne sont ni partagées, ni réutilisées.

Concrètement

Sur site, à distance ou les deux
Selon vos besoins et la nature des missions. Déplacements dans le canton de Genève et ses communes, sur rendez-vous.
Disponibilités habituelles
Lundi, mardi, jeudi et vendredi, de 8 h 30 à 17 h 30.
Réponse sous 1 à 2 jours ouvrés
Délai habituel. Les demandes reçues le vendredi sont prises en charge dès le lundi suivant.

Parcours, outils et langues

Témoignages

Ce que disent celles et ceux qui ont travaillé avec Alexia Maës

J'ai eu le plaisir de travailler plusieurs années avec Alexia, que j'ai recrutée à ses débuts chez Otis Genève en tant qu'assistante administrative.

Très rapidement, elle s'est démarquée par son professionnalisme, son sens de l'organisation et sa capacité à anticiper les besoins. Réactive, fiable et toujours d'une humeur positive, Alexia possède cette qualité rare de savoir identifier les points qui méritent d'être améliorés tout en proposant naturellement des solutions. Son approche est constructive, efficace et orientée résultats.

Au fil du temps, son évolution vers un poste d'assistante commerciale s'est imposée comme une évidence. Elle a pris ses nouvelles responsabilités avec beaucoup de naturel, sans jamais chercher à se mettre en avant, mais en faisant systématiquement la différence par la qualité de son travail, son engagement et son sens du service.

Au-delà de ses compétences techniques, Alexia est une personne de confiance, sur qui l'on peut réellement compter. Son sérieux, sa bienveillance et sa stabilité en font une collaboratrice précieuse, capable de créer un climat de travail agréable tout en maintenant un haut niveau d'exigence.

Je ne peux que recommander Alexia à toute entreprise ou tout dirigeant qui recherche une professionnelle compétente, engagée et digne de confiance. Je suis convaincu que les qualités qui ont fait sa réussite en entreprise seront les mêmes qui feront le succès de son activité indépendante. Je lui souhaite sincèrement toute la réussite qu'elle mérite.

Lire le témoignage complet
David Jujan Fondateur, AA Consulting SàrlAncien directeur d'OTIS SA GenèveCe témoignage provient du parcours salarié d'Alexia Maës, antérieur à la création d'AM-Backoffice.

Prochaine étape

Quelles tâches administratives souhaitez-vous externaliser ?

Trente minutes suffisent pour identifier ce qui peut être délégué en premier, et à quel rythme.