Facturation et relances
Facturation et relances clients
AM-Backoffice prépare et émet vos factures, tient le tableau de suivi des encaissements et adresse les relances selon un calendrier convenu. Vous savez, à tout moment, ce qui est réglé et ce qui ne l'est pas — sans avoir à reconstituer l'information.
- Un calendrier de relance défini avec vous
- Un tableau de suivi tenu à jour
- Sur site à Genève ou à distance
Ce qui change
Une facture oubliée ne se rattrape pas, elle se cumule
La facturation est la tâche la plus souvent repoussée : elle arrive après la prestation, quand le dossier est mentalement clos. Chaque report décale l'encaissement d'autant, et l'oubli n'apparaît qu'au moment où il faudrait relancer.
- Les factures partent quand vous y pensez, parfois trois semaines après la prestation.
- Elles sont préparées et émises selon un rythme convenu, sans que vous ayez à y penser.
- Vous ne savez pas dire, aujourd'hui, quelles factures sont réglées et lesquelles ne le sont pas.
- Un tableau de suivi tenu à jour, consultable quand vous le voulez, qui distingue l'échu du non échu.
- Les relances se font quand la trésorerie serre, donc trop tard et toutes en même temps.
- Un calendrier de relance défini à l'avance : premier rappel, deuxième rappel, puis remontée vers vous.
- Une facture reste bloquée parce qu'il manque un numéro de commande ou une adresse de facturation.
- Les informations manquantes sont demandées avant l'émission, pas découvertes au moment de l'impayé.
Prise en charge
Ce que couvre la facturation externalisée : émission, suivi des encaissements, relances
Le cycle complet, ou seulement la partie qui vous manque. Beaucoup de collaborations commencent par les relances, la tâche la moins agréable à faire soi-même.
Émission des factures
- Préparation des factures à partir des éléments que vous transmettez
- Contrôle des mentions avant envoi : référence, échéance, coordonnées
- Envoi selon le canal retenu et classement de la pièce émise
Suivi des encaissements
- Tableau de suivi des factures émises, réglées et en attente
- Pointage des règlements reçus selon les relevés que vous transmettez
- Signalement des écarts et des paiements partiels
Relances clients
- Calendrier de relance convenu avec vous
- Rappels écrits, courtois et personnalisés, puis relances téléphoniques si vous le souhaitez
- Historique des relances conservé pour chaque dossier
Coordination et litiges
- Collecte des informations manquantes auprès de vos clients
- Suivi administratif des factures contestées
- Remontée des dossiers qui demandent votre arbitrage
Limites
Ce que la prestation ne couvre pas : recouvrement contentieux, poursuites, conseil juridique
Le recouvrement est un métier encadré, et une relance ne décide pas à la place de celui qui doit payer. Ces limites sont écrites dans la proposition, avant la première facture.
- Aucune promesse d'encaissement. Une relance régulière réduit les oublis et raccourcit souvent les échanges, mais la décision de payer appartient à votre client.
- Aucun recouvrement contentieux : ni mise en poursuite, ni commandement de payer, ni procédure devant l'office des poursuites. Ces démarches relèvent de vous, de votre fiduciaire ou d'un professionnel du recouvrement.
- Aucun conseil juridique sur un litige, un contrat ou une créance contestée. Le suivi administratif du dossier, oui ; l'appréciation juridique, non.
- Aucune décision commerciale : l'abandon d'une créance, un rabais, un échéancier ou l'arrêt des livraisons restent vos arbitrages.
- Ni comptabilité, ni bouclement, ni décompte TVA. Les factures émises alimentent la pré-comptabilité, qui reste une prestation distincte.
Méthode
Comment s'installe un suivi de facturation et de relances clients pour une PME genevoise
Cinq étapes. La troisième est la plus déterminante : c'est le calendrier de relance qui fait la différence entre un suivi et une série de rappels improvisés.
- 01
Diagnostic de 30 minutes
Un échange pour voir où en est la facturation : ce qui est émis, ce qui reste à émettre, et l'ancienneté de ce qui n'est pas réglé.
- 02
Périmètre et proposition écrite
Émission seule, suivi seul, ou cycle complet. Le rythme d'émission et le canal d'envoi sont fixés là.
- 03
Calendrier de relance
Le délai avant le premier rappel, l'intervalle entre les rappels, le ton employé et le moment où le dossier vous revient sont définis avec vous, une fois pour toutes.
- 04
Émission et suivi
Les factures partent selon le rythme retenu, le tableau de suivi est tenu à jour, et les relances suivent le calendrier convenu.
- 05
Point régulier
Un récapitulatif de ce qui est réglé, de ce qui est en attente et des dossiers qui demandent votre arbitrage.
Outils
Les outils employés pour votre facturation et vos relances
Ceux de la liste des logiciels réellement pratiqués par Alexia Maës qui servent le plus souvent cette prestation. Si vous facturez déjà depuis un outil métier, c'est celui-là qui est utilisé.
- Facturation et suivi
- Sage · Crésus · Excel
- Dossiers clients et échanges
- Microsoft Dynamics · Outils CRM · Outlook · OneDrive
Habituée à travailler avec différents logiciels de gestion et outils métiers internes, Alexia Maës s'adapte rapidement à l'environnement informatique et aux méthodes de chaque entreprise.
Exemple
Un cycle de facturation tenu à fort volume
Cet exemple est issu du parcours salarié d'Alexia Maës, avant la création d'AM-Backoffice. Il est raconté à la première personne, et l'entreprise concernée n'est pas nommée.
Gestion administrative et commerciale à fort volume
- Contexte
- Au sein d'une PME du secteur cosmétique, le fonctionnement quotidien demandait une coordination rigoureuse entre les clients, les commerciaux, la direction et plusieurs fournisseurs.
- Ce qui a été fait
- Je prenais en charge le cycle complet des commandes, de leur enregistrement jusqu'à la facturation, ainsi que le suivi des paiements et les relances clients. Je préparais également les commandes fournisseurs, ensuite vérifiées et validées avec la direction, et j'assurais l'interface quotidienne entre les différents interlocuteurs.
- Résultat
- J'assurais le suivi de plus de 500 comptes clients, le traitement de 80 factures par semaine en moyenne, la coordination avec cinq fournisseurs et le soutien administratif de trois commerciaux, en assurant la continuité du suivi commercial.
Questions
Confier sa facturation et ses relances à Genève : les questions les plus posées
Au bout de combien de temps relancez-vous un client ?
Selon le calendrier défini avec vous au démarrage, jamais selon une règle imposée. Un premier rappel écrit intervient souvent quelques jours après l'échéance, un second une à deux semaines plus tard, et le dossier vous revient ensuite pour arbitrage. Les délais et le ton se règlent d'après votre secteur et la relation que vous entretenez avec vos clients.
Les relances risquent-elles d'abîmer ma relation client ?
C'est précisément pourquoi le ton et le rythme se décident avec vous avant la première relance. Un rappel adressé à date, courtois et documenté, passe généralement mieux qu'un appel tendu six mois plus tard. Et le fait que la relance vienne d'une adresse administrative dédiée, plutôt que de vous, dépersonnalise l'échange.
Engagez-vous des poursuites en cas d'impayé ?
Non. Le recouvrement contentieux, la mise en poursuite et les procédures devant l'office des poursuites ne font pas partie de la prestation. Quand une créance reste impayée malgré les relances, le dossier vous est remonté complet — historique des rappels, échanges, pièces — pour que vous, votre fiduciaire ou un professionnel du recouvrement puissiez décider de la suite.
Faut-il changer de logiciel de facturation ?
Non. Si vous facturez depuis Sage, Crésus, un CRM ou un outil métier, c'est celui-là qui est utilisé. L'habitude de passer d'un logiciel de gestion à un autre fait partie du métier. Un tableau de suivi peut compléter l'outil quand celui-ci ne donne pas une vue claire des encours.
Puis-je confier uniquement les relances ?
Oui, et c'est un point de départ fréquent. Vous continuez d'émettre vos factures, AM-Backoffice tient le tableau de suivi et adresse les rappels selon le calendrier convenu. L'émission peut être reprise plus tard, une fois le suivi installé.
Prochaine étape
Reprenons le suivi de vos factures.
Trente minutes pour faire le point sur ce qui est émis, ce qui est en attente, et ce qu'un calendrier de relance changerait.